Γιατί προσθέτοντας τις κατάλληλες λέξεις στο θέμα του email, βοηθάς τον παραλήπτη να το διαχειριστεί πιο εύκολα.
Πόσα εισερχόμενα έχεις αδιάβαστα; Και πόσο πολύ αγχώνεσαι κάθε φορά που λαμβάνεις ένα νέο email Ένας μεγάλος αριθμός εισερχομένων αυξάνει το άγχος σου, ενώ παράλληλα μειώνει την αποδοτικότητά σου. Μία καλή και αποτελεσματική επικοινωνία όμως με τους συναδέλφους σου είναι απαραίτητη για τη σωστή διεξαγωγή της δουλειάς σου καθώς και τη λειτουργία της εταιρίας, καθώς σε ορισμένες περιπτώσεις αποτελούν το μοναδικό εργαλείο επικοινωνίας.
Το μεγαλύτερο πρόβλημα αναφορικά με τα emails είναι ότι ενδέχεται να μπερδέψουν τον παραλήπτη και να του προκαλέσουν σύγχυση, καθώς εκείνος μπορεί να μην ξέρει πώς να τα διαχειριστεί, να μην γνωρίζει τι είναι σημαντικό και τι όχι, τι είναι επείγον, σε τι πρέπει να δώσει προτεραιότητα και πού πρέπει να απαντήσει.
Τι μπορείς να κάνεις για μία αποτελεσματικότερη επικοινωνία; Να αρχίσεις να προσθέτεις μία μόνο λέξη στο θέμα του email, έτσι ώστε να το κάνεις περισσότερο σαφές και να δίνεις την δυνατότητα στον παραλήπτη να το κατηγοριοποιήσει.
Πόσα εισερχόμενα έχεις αδιάβαστα; Και πόσο πολύ αγχώνεσαι κάθε φορά που λαμβάνεις ένα νέο email Ένας μεγάλος αριθμός εισερχομένων αυξάνει το άγχος σου, ενώ παράλληλα μειώνει την αποδοτικότητά σου. Μία καλή και αποτελεσματική επικοινωνία όμως με τους συναδέλφους σου είναι απαραίτητη για τη σωστή διεξαγωγή της δουλειάς σου καθώς και τη λειτουργία της εταιρίας, καθώς σε ορισμένες περιπτώσεις αποτελούν το μοναδικό εργαλείο επικοινωνίας.
Το μεγαλύτερο πρόβλημα αναφορικά με τα emails είναι ότι ενδέχεται να μπερδέψουν τον παραλήπτη και να του προκαλέσουν σύγχυση, καθώς εκείνος μπορεί να μην ξέρει πώς να τα διαχειριστεί, να μην γνωρίζει τι είναι σημαντικό και τι όχι, τι είναι επείγον, σε τι πρέπει να δώσει προτεραιότητα και πού πρέπει να απαντήσει.
Τι μπορείς να κάνεις για μία αποτελεσματικότερη επικοινωνία; Να αρχίσεις να προσθέτεις μία μόνο λέξη στο θέμα του email, έτσι ώστε να το κάνεις περισσότερο σαφές και να δίνεις την δυνατότητα στον παραλήπτη να το κατηγοριοποιήσει.
Πρόσθεσε τη σωστή λέξη στα emails σου
“Επείγον” — κάτι που απαιτεί άμεση δράση και προσοχή. Ο παραλήπτης πρέπει να αντιδράσει άμεσα.“Feedback” — πρόκειται για emails που περιλαμβάνουν επιπλέον περιεχόμενο, μία απάντηση ή έγκριση ενός project. Το feedback είναι πολύ σημαντικό, καθώς χωρίς αυτό ένα project θα μπορούσε να κολλήσει.
“Ευκαιρία” — emails που δίνουν ορισμένες δυνατότητες στον παραλήπτη. Αυτή η κατηγορία περιλαμβάνει διάφορες ευκαιρίες, όπως για παράδειγμα: training, συνεργασίες ή προσφορές.
“Update” — Πρόκειται για επικαιροποίηση πληροφοριών αναφορικά με ένα συγκεκριμένο project. Αυτή η κατηγορία email είναι πολύ αποτελεσματική και μπορεί να περιορίσει μερικά ανούσια meetings.
“Fyi" (for your information) — Πρόκειται για emails που δεν απαιτούν από τον παραλήπτη να κάνει κάτι. Συνεπώς είναι σημαντικό προτού τα στείλεις να σκεφτείς αν πραγματικά χρειάζεται να μοιραστείς αυτές τις πληροφορίες με κάποιον ή αν απλά θα του αυξήσεις τα εισερχόμενά του.
“Έμπνευση” — υλικό που παρέχει εργαλεία, πληροφορίες, δεδομένα ή οτιδήποτε άλλο μπορεί να βοηθήσει τον παραλήπτη να γίνει καλύτερος στην δουλειά του. Πρόκειται για σημαντικά emails αλλά όχι επείγοντα. Μπορεί να περιλαμβάνουν βίντεο, ομιλίες ή έρευνες και έχουν σαν βασικό στόχο την επιμόρφωση και όχι την διάσπαση προσοχής του άλλου.
Προσθέτοντας μία από τις παραπάνω λέξεις στην αρχή του θέματος του email σου ο παραλήπτης θα ξέρει ότι θα πρέπει να αντιδράσει άμεσα στα emails των 2 πρώτων κατηγοριών, λιγότερο άμεσα σε εκείνα των 2 επόμενων και ίσως να μην απαντήσει καθόλου στα email των 2 τελευταίων κατηγοριών. Με αυτόν τον τρόπο τον βοηθάς να καταλάβει τι πρέπει να κάνει αλλά και πώς να διαχειριστεί το κάθε email αποτελεσματικά και χωρίς άγχος.
Αρχική δημοσίευση στο www.thriveglobal.gr
Όλες οι σημαντικές εξελίξεις στο e-mail σου από το ERGON blog!
