του Σπύρου Παπασπύρου* |
Το διαρκώς μεταβαλλόμενο επιχειρησιακό περιβάλλον, το ολοένα ανταγωνιστικότερο εξωτερικό περιβάλλον και η ανάγκη εξοικονόμησης πόρων έχουν οδηγήσει στην ανάγκη εξεύρεσης νέων επιχειρησιακών μεθόδων και πρακτικών που θα συνεισφέρουν στην αύξηση της απόδοσης, στη βελτίωση της ανταγωνιστικότητας, καθώς και στην αύξηση του βαθμού ευελιξίας τους, προκειμένου να προσαρμόζονται στις διάφορες μεταβολές.
Προκειμένου να επιτευχθούν οι παραπάνω στρατηγικοί στόχοι μιας επιχείρησης απαιτείται η αύξηση συμμετοχής όλων των τμημάτων στον προγραμματισμό και εκτέλεση της γενικότερης στρατηγικής, με άλλα λόγια αναλαμβάνουν στρατηγικά και τακτικά καθήκοντα προκειμένου να συνεισφέρουν στην επίτευξη των στόχων του οργανισμού. Το γεγονός αυτό δημιουργεί από μόνο του την ανάγκη εύρεσης μεθόδων και εργαλείων που θα καταστήσουν τη λειτουργία των τμημάτων αποδοτικότερη και θα αναβαθμίσουν την ποιότητα των διαδικασιών τους, διαμορφώνοντας τις προϋποθέσεις εκείνες που θα δημιουργήσουν αξία στην επιχείρηση και θα ενισχύσουν το ανταγωνιστικό πλεονέκτημα της.
Ένα εργαλείο ή μία πρακτική που παρουσιάζει έντονο βαθμό συσχέτισης με την επίτευξη των παραπάνω στρατηγικών στόχων μιας επιχείρησης είναι η διαχείριση εγκαταστάσεων. Με τον όρο διαχείριση εγκαταστάσεων (Facility management, FM) εννοείται το σύνολο των λειτουργιών που στοχεύουν στην εύρυθμη λειτουργία των κτιρίων, των υποδομών, των εργαζομένων της εταιρείας και γενικότερα της οργάνωσης της. Η διαχείριση εγκαταστάσεων περιλαμβάνει την σύνθεση κτιριακών τεχνολογιών και υποστηρικτικών υπηρεσιών που σχετίζονται με την διαχείριση, λειτουργία και συντήρηση των εγκαταστάσεων.
Πρωταρχική λειτουργία της διαχείρισης εγκαταστάσεων είναι ο συντονισμός και η διαχείριση των υποστηρικτικών υπηρεσιών ώστε να ικανοποιούνται οι ανάγκες του οργανισμού, των κύριων δραστηριοτήτων του και του προσωπικού του. Η διαχείριση αποτελεί την υποστηρικτική λειτουργία συντονισμού των φυσικών πόρων με το εργασιακό περιβάλλον καθώς και των εργαζομένων με τις διαδικασίες εργασίας για την υποστήριξη της κύριας δραστηριότητας του οργανισμού. Το κεντρικό πεδίο εφαρμογής της διαχείρισης αποτελείται από χώρο ή εγκατάσταση, ανθρώπους ή χρήστες του κτιρίου και διαδικασίες ή δραστηριότητες της εγκατάστασης. Ένας άλλος ορισμός αναφέρει την διαχείριση των πόρων των υποδομών και των υπηρεσιών στην στήριξη της στρατηγικής λειτουργιών. Οι κύριοι σκοποί της διαχείρισης εγκαταστάσεων μπορούν να διακριθούν σε δυο απόψεις: υποστήριξη και συντήρηση εργασιακού περιβάλλοντος λειτουργιών και δραστηριότητες οργανισμού και προσωπικού και διαχείριση εργασιακού περιβάλλοντος και υποστηρικτικών υπηρεσιών.
Το FM περιλαμβάνει την διαχείριση των πόρων των εγκαταστάσεων και των υποστηρικτικών υπηρεσιών σε δύο επίπεδα, λειτουργιών και στρατηγικής. Η διαχείριση των λειτουργιών περιλαμβάνει βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα σε επίπεδο καθημερινότητας. Μια αποτελεσματική διαχείριση λειτουργιών παρέχει ένα ασφαλές και αποδοτικό εργασιακό περιβάλλον το οποίο είναι ουσιαστικό στην εκπλήρωση κάθε επιχειρησιακής δραστηριότητας ανεξάρτητα από το μέγεθος και τον σκοπό. Επομένως μπορεί να ειπωθεί ότι πρωταρχική λειτουργία του FM είναι η διαχείριση των λειτουργιών. Επιπλέον η διαχείριση μπορεί να συσχετιστεί και με στρατηγικές αποφάσεις όπως η διαχείριση ακίνητης περιουσίας, διαχείριση χαρτοφυλακίου, στρατηγική αποφάσεων περιουσίας, καθώς και σχεδιασμός και ανάπτυξη λειτουργιών οι οποίες σχετίζονται με την πολιτική και στρατηγική του οργανισμού
Μία πρώτη διάκριση που γίνεται στην λειτουργία της διαχείρισης εγκαταστάσεων έχει να κάνει με τον βαθμό εμπλοκής της ίδιας της επιχείρησης. Στην περίπτωση αυτή διακρίνουμε δύο κατηγορίες :
- In-house λειτουργία στην οποία η διαχείριση των υπηρεσιών γίνεται μέσα από την εταιρία και στην
- Outsourcing λειτουργία στην οποία γίνεται εκχώρηση (εξωτερική ανάθεση) της διαχείρισης των εγκαταστάσεων βάση συμφωνητικού ενώ ο βαθμός ανάμιξης της επιχείρησης περιορίζεται στην διαχείριση του συμβολαίου.
Είναι κοινά αποδεκτό ότι η διαχείριση εγκαταστάσεων καλύπτει ένα ευρύ φάσμα κτιριακών υπηρεσιών καθώς και την διαχείριση τους που μπορεί να συμβάλουν στην σχετική επιτυχία ή στην μερική αποτυχία ενός επιχειρησιακού οργανισμού. Επιπλέον ως βασική λειτουργιά στην διαχείριση των κτιριακών πόρων, των υποστηρικτικών υπηρεσιών και του εργασιακού περιβάλλοντος συμβάλλει στην βραχυπρόθεσμη και μακροπρόθεσμη υποστήριξη των κύριων επιχειρησιακών δραστηριοτήτων της επιχείρησης.
Παρόλα αυτά η φύση και τα χαρακτηριστικά κάθε επιχειρησιακού οργανισμού είναι διαφορετικά. Μερικοί οργανισμοί επικεντρώνονται στην επιχειρησιακή στρατηγική, ενόσω άλλοι οργανισμοί επικεντρώνονται στην διαδικασία λειτουργιών και στα βραχυπρόθεσμα αποτελέσματα. Οι εταιρικοί στόχοι διαφέρουν από εταιρικό σε εταιρικό περιβάλλον. Διαφορετικοί εταιρικοί οργανισμοί αντιμετωπίζουν με διαφορετικό τρόπο τις κτιριακές εγκαταστάσεις και τις υποστηρικτικές υπηρεσίες και τέλος επηρεάζονται διαφορετικά από το περιβάλλον και το πλαίσιο μέσα στο οποίο δραστηριοποιούνται.
Κατά συνέπεια οι κτιριακές εγκαταστάσεις όπως επίσης και η διαχείριση τους έχουν διαφορετική βαρύτητα στην κύρια δραστηριότητα διαφορετικών εταιριών. Συνεπώς η λειτουργία, ο ρόλος, ο σκοπός και οι προτεραιότητες της διαχείρισης απαιτούν σχεδιασμό που να ανταποκρίνεται στις ιδιαιτερότητες κάθε εταιρίας.
Η προσαρμογή της λειτουργίας της διαχείρισης (Facility Management) στην ιδιαίτερη φύση και ανάγκη κάθε οργανισμού είναι δύσκολη διαδικασία αλλά δυστυχώς είναι το κλειδί στην αποτελεσματική εφαρμογής της. Μόνο τότε η διαχείριση μπορεί να συνδεθεί με την κύρια επιχειρησιακή δραστηριότητα του οργανισμού και να παρέχει υπηρεσίες που ανταποκρίνονται στα κύρια χαρακτηριστικά, τις ανάγκες, τις ιδιαιτερότητες, τους περιορισμούς και τις αλλαγές ενός εταιρικού οργανισμού.
Αντίθετα η ελλιπής σύνδεση της μπορεί να οδηγήσει σε μη συμβατή εφαρμογή της διαχείρισης και κατά συνέπεια της μη αποδοτικής υποστήριξης της κύριας δραστηριότητας με τα επιθυμητά αποτελέσματα. Αν και είναι κοινά αποδεχτό ότι η εφαρμογή της διαχείρισης εγκαταστάσεων μπορεί να βελτιωθεί σημαντικά με την χρήση εργαλείων λήψης απόφασης για την σωστή αναγνώριση της θέσης της στο εταιρικό περιβάλλον παρατηρείται η έλλειψη ενός συστηματικού πλαισίου και μιας μεθοδολογίας εφαρμογής.
Προς αυτή την κατεύθυνση θα πρέπει να γίνει κατανοητό το πόσο σημαντικό είναι η θέση και η εφαρμογή της διαχείρισης εγκαταστάσεων στην επιχείρηση. Επιπλέον θα πρέπει να γίνει αναγνώριση των σημαντικών παραγόντων που επηρεάζουν την θέση και την εφαρμογή της διαχείρισης εγκαταστάσεων και τέλος θα πρέπει να δημιουργηθεί το βασικό πλαίσιο εφαρμογής της μέσα στην επιχείρηση.
Αναλυτικότερα τα βασικά στάδια μιας επιτυχημένης εφαρμογής είναι τα εξής:
- Καθορισμός των στόχων εφαρμογής της διαχείρισης σε σχέση με τους στρατηγικούς στόχους της επιχείρησης
- Ο σαφής και ακριβής προσδιορισμός των βραχυπρόθεσμων και μακροπρόθεσμων στόχων και αποτελεσμάτων στα οποία προσβλέπει η εφαρμογή της διαχείρισης εγκαταστάσεων
- Ο καθορισμός των στόχων θα πρέπει να λαμβάνει υπόψιν σοβαρά την εταιρική κουλτούρα της εκάστοτε επιχείρησης καθώς και την οργανωσιακή φιλοσοφία της.
- Καθορίζοντας τους στόχους της διαχείρισης των εγκαταστάσεων με βάση τα παραπάνω είναι δυνατόν να εντοπιστούν οι ανάγκες της διαχείρισης και με βάση τους διαθέσιμους πόρους και δυνατότητες να αποφασίσουμε κατά πόσο είναι δυνατή η επιτυχής ολοκλήρωση και υλοποίηση της διαχείρισης των εγκαταστάσεων.
Τέλος ένας πολύ σημαντικός παράγοντας που επηρεάζει την επιτυχία εφαρμογής της διαχείρισης εγκαταστάσεων σε μία επιχείρηση είναι το ανθρώπινο δυναμικό της ίδιας της επιχείρησης. Η διαφορετική αντιμετώπιση του ανθρώπινου δυναμικού στις σύγχρονες επιχείρησης και η αλλαγή στην διοίκηση των εργαζομένων έχουν οδηγήσει σε σημαντική αλληλεπίδραση μεταξύ του ατόμου, της εργασίας και του οργανισμού στο σύνολο του. Το γεγονός αυτό αποδεικνύει ότι η επιτυχής εφαρμογή της διαχείρισης εγκαταστάσεων απαιτεί την επικοινωνία των επερχόμενων αλλαγών και εξελίξεων με τους εργαζομένους της εταιρίας. Η απόφαση για ολική εκχώρηση (οutsourcing) ή μερική (In-house) της διαχείρισης σε εξωτερικούς προμηθευτές ενδεχομένως να δημιουργήσει ανασφάλεια στους εργαζόμενους γεγονός που μπορεί να οδηγήσει σε τροχοπέδη της επιτυχούς εφαρμογής και ολοκλήρωσης της διαχείρισης.
*Ο Σπύρος Παπασπύρου είναι Διπλωματούχος Μηχανολόγος Μηχανικός (MSc, PhD) και συνιδρυτής της εταιρίας SPI Constructions, η οποία ειδικεύεται στην διαχείριση βιομηχανικών εγκαταστάσεων.
Πηγή: epixeiro.gr
